CAPITULO RECURSOS HUMANOS EN PROYECTOS

Según el PMBOK la gestión de los recursos humanos en proyectos comprende los procesos que organizan, gestionan y conducen al equipo de proyecto.

Es fundamental como directores de proyectos saber que las personas son las que hacen un proyecto exitoso por esta razón se debe saber liderarlos, motivarlos y retribuirlos.

Los procesos de la gestión de los recursos humanos son:

·         Desarrollar el plan de recursos humanos: en donde se definen los roles, responsabilidades y habilidades de los miembros del equipo, como así también las relaciones de comunicación.

·         Adquirir el equipo: se obtienen y confirman los recursos humanos necesarios para llevar a cabo las actividades y/o asignaciones del proyecto.

·         Desarrollar el equipo: proceso en los que se mejoran las competencias y las habilidades de interacción entre los miembros del equipo y ambiente para un mayor desempeño.

·         Gestionar/Dirigir el equipo: se monitorea el desempeño individual y grupal de cada persona y se resuelven los conflictos que suelen ocurrir entre los miembros del equipo, además se proporciona retroalimentación y se gestionan cambios.

o   Equipo de dirección de proyecto: (equipo central, equipo ejecutivo o equipo líder) responsable de las actividades de liderazgo y dirección del proyecto.

Proceso Desarrollar el Plan de Recursos Humanos 

Qué necesito para empezar?  Entradas

-  Requerimientos de recursos para cada actividad.

-  Factores ambientales.

-  Activos de los proceso de la organización.

¿Qué herramientas puedo utilizar? Herramientas y Técnicas:

Organigramas y descripción de cargos: esquemas donde se explicita el cargo y nivel jerárquico de cada persona. Pueden ser diagramas jerárquicos, diagramas matriciales o documentos de texto. Ejemplo de herramientas:

o   Diagrama Jerárquico y técnica EDO

o   Matriz RAM

o   Matriz RACI Matricial

o   Texto

Creación de relaciones de trabajo (Conexiones): interacción formal e informal con otras personas, dentro de la organización. Por ejemplo, organizar todos los viernes por la tarde una reunión informal con los miembros del equipo donde la empresa pague las cervezas y nadie asista con traje y corbata.

Teoría de la Organización: provee información sobre el comportamiento de las personas en las organizaciones (sistemas abiertos, cerrados, naturales y racionales).

¿Qué obtengo al final del proceso? Salidas:

Plan de Recursos Humanos - Roles y responsabilidades: rol es el cargo o posición que ocupa una persona en cada actividad del proyecto, mientras que responsable o autoridad es la persona que debe lograr que la actividad se desarrolle de manera adecuada. Cabe aclarar que el responsable podría ser una persona distinta a la que realiza la actividad.

En el PMBOK se señala como salida al plan de recursos humanos mientras que LLedo lo apunta como roles y responsabilidades, esto porque el plan absorbe o incluye los roles y responsabilidades.

Plan para la dirección del personal: en este plan se detalla cómo se adquirirá el personal, el histograma de recursos, la política para la liberación y reintegro de los recursos, los planes de capacitación, la política de reconocimiento y recompensas, los convenios de trabajo, las normas de seguridad laboral, etc.

Conceptos importantes a saber:

- Adquisición de personal.

- Calendarios de recursos.

- Plan de liberación de personal.

- Necesidades de capacitación.

- Reconocimiento y recompensas.

- Cumplimiento y seguridad.

Organigrama del proyecto: es una representación grafica  de los miembros del equipo de proyecto y su nivel jerárquico.

Proceso Adquirir el equipo

El director de proyecto debe:

-  Conocer qué personas han sido previamente asignadas al proyecto

-  Negociar para obtener los mejores recursos posibles

-  Conocer bien las necesidades y las prioridades de la organización

-  Contratar a nuevos trabajadores (internos o externos)

-  Conocer las ventajas y desventajas de los equipos virtuales

¿Qué necesito para empezar?  Entradas 

- Plan de recursos humanos que incluye los roles y responsabilidades
- Organigrama del proyecto. 
- Ambiente: disponibilidad de recursos, capacidades, experiencia, intereses del proyecto,etc. 
- Activos de los procesos de la organización.
- Plan para la dirección de proyecto.

¿Qué herramientas puedo utilizar? Herramientas y Técnicas

Asignación previa: Equipo es seleccionado de manera anticipada. 
Negociación: Las asignaciones de personal pueden ser negociables con gerentes funcionales y otros equipos de dirección, organizaciones externas. 
Adquisición: Se requieren servicios de proveedores externos 
Equipos virtuales: grupos d personas con un objetivo común que cumplen con sus roles pasando poco o nada de tiempo en reuniones cara a cara.

¿Qué obtengo al final del proceso? Salidas

Asignación del personal a las actividades del proyecto.
Disponibilidad o calendario de recursos.
Actualizaciones al plan de dirección de proyecto.

Proceso Desarrollar el equipo

Cuando el proyecto está en ejecución hay que desarrollar las capacidades individuales y grupales de los miembros del equipo.

¿Qué necesito para empezar?  (Entradas) 

- Personal asignado 
- Calendario de recursos. 
- Plan de dirección de proyecto.

¿Qué herramientas puedo utilizar? Herramientas y Técnicas

Habilidades interpersonales: habilidades blandas, un buen director de proyectos requiere de habilidades de liderazgo, motivación, trabajo en equipo, empatía, creatividad, etc. 
Capacitación: actividades de formación para mejorar competencias del equipo.    
Actividades de desarrollo del espíritu de equipo: ayudar a los miembros del equipo a trabajar en conjunto de manera eficaz. Por ejemplo, crear la EDT involucrando a varios miembros del equipo. Etapas para el desarrollo de equipo según el modelo de Bruce Tuckman: formación, turbulencia, normalización, desempeño, disolución. 
Reglas básicas: establecer normas de convivencia y reglas que establecen expectativas claras acerca del comportamiento aceptable por parte de los miembros del equipo. 
Reubicación: (co-location): colocar a los miembros del equipo de proyecto en un mismo lugar físico de trabajo para mejorar el trabajo. 
Reconocimiento y recompensas: utilizar un sistema de incentivos para premiar comportamientos positivos. Aquellos premios donde sólo existe un ganador, pueden ser perjudiciales para la cohesión del equipo. En su lugar, suele ser preferible otorgar un premio a cualquiera que supere el objetivo. 

¿Qué obtengo al final del proceso? Salidas

Evaluación del desempeño del equipo: se elaboran informes con las competencias adquiridas por los trabajadores y la efectividad del trabajo en equipo.

Actualizaciones de los factores ambientales.

Mecanismos necesarios para emplear en la administración de recursos humanos en proyectos:

1.LIDERAZO

Tipos:
Directivo: decir qué hay que hacer
Consultivo (Coaching): dar instrucciones
Participativo (Supporting): brindar asistencia
Delegativo (Empowerment): el empleado decide por sí solo
Facilitador: coordina a los demás
Autocrático: tomar decisiones sin consultar
Consenso: resolución de problemas grupales

2.MOTIVACIÓN

Respecto a la motivación están los siguientes autores y sus teorías acerca de la motivación.

Maslow (MASLOW, Abraham. 1954. Motivation and Personality)

Las personas tienen distintas jerarquías de necesidades, hasta que no están satisfechas las necesidades de los niveles inferiores, no se puede pasar a los niveles superiores. 

Mc Gregor (MC GREGOR, Douglas. 1960. El lado humano de la Empresa)

Las personas pertenecen a una de estas dos categorías:

- Teoría X: incapaz, evita el trabajo, no quiere responsabilidades, debe ser controlado por su superior.
- Teoría Y: trabaja aunque nadie lo supervise, quiere asumir compromisos y progresar 
Teoría de las necesidades (Mc CLELLAND, David. 1961. El Motivo de Logro, Afiliación y Poder) 
Las personas tienen tres tipos de necesidades: logro, afiliación y poder. Según cuál sea su tipo de necesidad, será la motivación que necesiten. 
Teoría de las expectativas (VROOM, Victor H. 1964. Work and Motivation)
Las personas se esfuerzan porque esperan tener un mejor desempeño. De ese mejor desempeño esperan obtener una recompensa. Con esa recompensa van a poder satisfacer sus necesidades y volver a esforzarse para seguir en ese círculo virtuoso. Motivación = (Expectativas del resultado de un acción) x (el valor de ese resultado) 
Teoría de fijación de metas (LOCKE, Edwin. 1969)
Los deseos de alcanzar una meta es la fuente básica de motivación. Las metas motivan y guían nuestros actos y nos impulsan a dar el mejor rendimiento. 
Herzberg (HERZBERG, Frederick. 1975. The motivation to work)
Las personas están influenciadas por:
- Factores higiénicos: salario, seguridad, status, condiciones laborales
- Agentes motivadores: Responsabilidad, autoestima, desarrollo profesional, reconocimiento 
Teoría Z – Ouchi (OUCHI, William. 1981. Theory How American Business can meet the Japanese Challenge)
Existen 3 estilos de Empresas:
A – Americanas
J – Japonesas
Z – intersección de ambas (más probabilidades de éxito.)

Proceso Dirigir el equipo de proyecto

Implica:

-  Seguimiento del desempeño de los miembros del equipo

-  Retroalimentación al equipo

-  Resolución de conflictos y polémicas

¿Qué necesito para empezar?  (Entradas) 

Asignaciones del personal de proyecto: documentación que incluye la lista de miembros del equipo de proyecto. 
Plan de dirección de proyecto: Personal asignado, roles y responsabilidades.
Organigrama.
Desempeño del equipo.
Informes de desempeño del proyecto. Documentación sobre el estado actual del proyecto en comparación con las proyecciones del mismo. 
Activos de los procesos de la organización: certificados de reconocimiento, sitios web, boletines informativos, código vestimenta, etc.

¿Qué herramientas puedo utilizar? Herramientas y Técnicas

Observación y conversación: utilizada para mantener el contacto con el trabajo y las actitudes de los miembros del equipo de proyecto. 
Evaluaciones de desempeño: las personas reciben una retroalimentación sobre su desempeño en el proyecto. 
Gestión de conflictos: la gestión de los conflictos es una de las cualidades más importantes que debe tener un director de proyecto. Los conflictos son inevitables y si esas opiniones contrapuestas son bien manejadas, puede ser algo positivo para el proyecto, ya que habrá mayor creatividad y productividad. 

Pasos para la resolución de conflictos:

1. Identificar la causa del problema.

2. Analizar el problema.

3. Identificar alternativas de solución.

4. Implementar una decisión.

5. Revisar si esa decisión resolvió el problema.

Técnicas para la resolución de conflictos:

Ø  Apartarse/Eludir

Ø  Suavizar/Reconciliar

Ø  Consentir

Ø  Forzar

Ø  Colaborar

Ø  Confrontar/Resolver problemas

Registro de incidentes (o polémicas): es una ficha donde se lleva un seguimiento del conflicto ocurrido y su estado de resolución.

Activos de los procesos

Habilidades interpersonales: su uso ayuda a los directores de proyecto a sacar provecho de los puntos Fuertes del equipo.

Asignaciones del personal del proyecto.

Plan para la dirección del proyecto.

¿Qué obtengo al final del proceso? Salidas

Solicitudes de cambio
Actualizaciones de: factores ambientales, procesos de la organización actualización y plan de proyecto.