Desafíos del director de proyectos con un equipo de teletrabajo

El teletrabajo es una tendencia que a nivel mundial se está expandiendo y ganando adeptos, creo que más aún, luego de la crisis económica que enfrentamos a nivel global en el año 2008-2009, en donde para sobrevivir, las empresas se dedicaron como medida de emergencia a realizar recortes presupuestarios y de gastos.

Antes de ahondar más en el tema, es importante saber ¿Que es el teletrabajo? El teletrabajo es básicamente trabajo a distancia. En otras palabras, es el trabajo que se realiza normalmente por las personas, pero en esta ocasión, apoyado en elementos que permiten que el  trabajo sea lo más efectivo posible, y que éste, se desempeñado en un lugar diferente al espacio laboral tradicional llamado oficina o empresa, que es simplemente un espacio físico en común.

Fundamentalmente el teletrabajo se ve sustentado gracias a la tecnología, específicamente en los medios informáticos, ya que gracias a ellos se establece un canal de comunicación,  con el fin de enviar insumos y retroalimentación resultante de la ejecución de las actividades diarias laborales, estos medios son llamados TIC (Tecnologías de la Información y la Comunicación), por ejemplo: teléfonos celulares, internet, ordenadores, en fin, cualquier herramienta que sea usada para realizar el teletrabajo.

A nivel nacional, son las empresas multinacionales quienes tienen más experiencia en años en la implementación de este tipo de labores, porque normalmente son directrices provenientes de su casa matriz, y por lo tanto las implementan en sus sedes, como en Costa Rica, en el gobierno es un tema aún incipiente, de un uso no muy extendido, y creo que es necesario una mayor madurez a nivel estatal para que sea usada y acogida con resultados exitosos.

Ahora bien, dentro de este contexto, para un director de proyectos es un reto integrar esta nueva forma de trabajar, a como normalmente se ha realizado la gestión de proyectos, en donde lo normal es, contar con grande equipos de trabajo en varios espacios físicos comunes, cualquier duda o asunto que sea necesario aclarar, se hace una reunión en donde todos los integrantes del grupo, de forma presencial asisten y participan activamente en las actividades del día a día del proyecto, si se necesitan reuniones con el patrocinadores, y otros stakeholders simplemente se encuentran cara a cara, en algún sitio y discuten sobre los temas que se presenten.

Con el teletrabajo, este panorama desparece, ya que cualquier tipo de interacción con el equipo de trabajo y la gestión del proyecto en general se realiza de forma remota a distancia, la actividades presenciales desaparecen, y se traslada el apoyo hacia las herramientas tecnológicas para enlazar la comunicación con los integrantes y recibir el intercambio de información necesaria gracias la compartimento de correos electrónicos, videconferencias, celulares u servidores compartidos entre los diferentes integrantes.

En mi opinión, es imprescindible, que el director de proyectos sepa utilizar estos dispositivos tecnológicos que ya hemos mencionado anteriormente, ya que en primera instancia este es el punto de partida para tender los canales de comunicación con todos los involucrados, si el DP (Director de Proyecto) no es capaz de reconocer esto, no puede simplemente trabajar en ambiente de teletrabajo. Adicionalmente, el DP debe contar con un control estricto del tiempo y realizar un monitoreo constante de los avances, contratiempos, soluciones, debe aprender a leer los signos de que un problema se avecina, por ejemplo: no puede ver con sus propios ojos y físicamente si realmente su equipo de trabajo trabaja las 8 horas si que estipula la planificación del proyecto o si leer en los rostros de las personas la satisfacción por el trabajo que hacen o por el contrario, la insatisfacción por el mismo.

Esto nos lleva a un tema importante, y es que en el teletrabajo al existir una independencia en espacio, o sea, en el cómo y dónde se realiza, este debe ser trabajo por objetivos, que en este contexto quiere decir que no hay un control físico por la jefatura de si la persona llego a las 8 am y sale a las 5 pm lo cual supondría que quiere decir que esta trabajando y cumpliendo con sus asignaciones, sino, que independientemente de la cantidad de horas que trabaja por día, debe cumplir con las tareas que se le solicitan para una fecha determinada.

Otro desafío para un DP, es poder hacer de su equipo de trabajo un equipo de trabajo de alto desempeño, porque deben ser personas: automotivadas, proactivas laboralmente, con una capacidad de retroalimentar continuamente lo que suceda sin que esto se les solicite formalmente, que den soluciones porque saben que están serán bienvenidas, alta cohesión e identificación con las tareas que llevan a cabo. En fin, que sea un equipo con madurez para ser guiado sin un líder físicamente establecido.

Algunas ventajas del teletrabajo para el trabajador: más oportunidades de contar con más vida familiar,mejor integración laboral de personas con discapacidad: es una oportunidad muy importante para las personas que tengan alguna limitación porque les permite integrarse movimiento laboral sin problema, mejor administración y autogestión del tiempo: esto va de la mano con el trabajo por objetivos, porque al no estar atado a un horario definido hay más flexibilidad.

Algunas ventajas del teletrabajo para la Empresa: eliminación de control horario, mejor aprovechamiento de los puestos de trabajo, adaptación de jornadas laborales a las necesidades de la empresa

Conclusiones:

- En mi opinión, el teletrabajo no es para todas las empresas ni para todas las personas, dependiendo de la organización y su naturaleza puede ser de aprovechamiento, de igual forma, los seres humanos somos seres sociales y por esta razón para muchos el teletrabajo puede ser un problema, ya que carecen de características como orden o autoadministración.

- Definitivamente, sin el uso adecuado y amplio de la tecnología, el teletrabajo no puede ser aplicado correctamente y sería un fracaso, por esta razón todos DP debe apoyarse un 100% en estas herramientas para su trabajo y sacar su máximo provecho de ellas.

- Sin duda se da un incremento en la productividad de los proyectos, ya que al no requerirse presencia física para realizar las tareas o resolución de conflictos, los tiempos se acortan considerablemente.

Recomendaciones:

- En el ambiente de teletrabajo, el DP debe hacer uso de todas sus cualidades comunicativas, sobre todo a nivel escrito y verbal ya que básicamente por estos dos medios son los que apoyaran su gestión, si se carece en alguna de ellas, sin duda debe ser reforzada.

- Si como organización o como equipo de trabajo se desea implementar el teletrabajo, es necesario auto examinarse si realmente se cuenta con la madurez y las características a nivel personal y/o de políticas empresariales necesarias para hacerlo.

- Como cualquier tendencia, el teletrabajo de la mano del avance de la tecnología, por lo tanto este se transformará y cambiará, por lo tanto todo DP debe permanecer en continua investigación para obtener las actualizaciones en este sentido.

Bibliografía:

Hernández, Beverly C. Phd. www.apdesarrollo.org. Teletrabajo y Telecapacitación Ventajas y Desventajas.